Behandling af personoplysninger
OPDATERET 30.06.2023
I PFA Asset Management passer vi på dine personoplysninger, og vi ønsker, at du som kunde hos os, er orienteret om, hvordan vi behandler dem. Her kan du læse, hvad vi bruger dine personoplysninger til, hvor længe vi opbevarer dem, og hvem vi deler dem med. Du kan også læse, hvilke rettigheder du har, og hvem du kan kontakte i PFA Asset Management, hvis du har spørgsmål til brugen af dine personoplysninger.
PFA Asset Management er dataansvarlig – hvordan kontakter du os?
PFA Asset Management er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger i forhold til din pensions- og forsikringsordning. Vores kontaktoplysninger er:
PFA Asset Management
Sundkrogsgade 4
2100 København Ø
Telefon: + 45 70 12 50 00
CVR-nr.: 32 67 18 88
Hvis du er kunde i PFA Bank, kan du orientere dig om, hvordan PFA Bank behandler dine personoplysninger ved at klikke her.
Hvis du er bestyrelsesmedlem, direktionsmedlem eller nøgleperson i PFA-koncernen, kan du finde nærmere information om, hvordan PFA behandler dine personoplysninger ved at klikke her.
Kontaktoplysninger på PFA’s databeskyttelsesrådgiver (DPO)
Hvis du har spørgsmål til PFA’s beskyttelse og behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.
Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på følgende måder:
På e-mail: databeskyttelse@pfa.dk
På telefon: +45 70 20 75 15
Ved brev: PFA Asset Management
Sundkrogsgade 4,
2100 København Ø
Att: Databeskyttelsesrådgiver
1. Formål med behandling af personoplysninger
PFA Asset Management behandler dine personoplysninger til de forskellige formål, som er beskrevet nedenfor. Under hvert formål kan du se, hvilke kategorier af personoplysninger PFA Asset Management behandler, hvorfra PFA Asset Management indsamler personoplysningerne, hvorfor vi har lov til at behandle dine personoplysninger, og hvem PFA Asset Management kan videregive personoplysningerne til.
1.1 Indsamling af oplysninger i forbindelse med optagelse af telefonsamtaler
Såfremt du på vegne af en modpart til en værdipapirhandelstransaktion foretager en telefonsamtale med en medarbejder i Front Office hos PFA Asset Management, vil denne telefonsamtale blive optaget.
Almindelige kategorier af personoplysninger:
PFA Asset Management optager din stemme, dit navn, oplysninger om transaktionen samt registrerer dit telefonnummer. PFA Asset Management er bevidste om, at der ved denne proces ikke målrettet eller systematisk må indsamles konkrete personoplysninger, men at der potentielt kan optages personoplysninger, såsom navn, ansættelsesforhold mv. i telefonsamtalerne, som PFA Asset Managements ansatte udfører.
Hvor får vi oplysninger om dig fra?
PFA Asset Management kan indsamle personoplysninger om dig, når du som modpart i en værdipapirhandelstransaktion, foretager telefonsamtaler med medarbejdere i Front Office i PFA.
Hvorfor har vi lov til at behandle personoplysninger om dig?
Medarbejdere i Front Office (teamet Liquid Markets) hos PFA Asset Management er i medfør af MiFID II og Markedsmisbrugsforordningen, jf. Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, c, underlagt krav om optagelse af telefonsamtaler, der har med værdipapirhandel at gøre. Formålet ved optagelse af samtaler er dermed at overholde PFA Asset Managements forpligtelse i henhold til markedsmisbrugsreglerne samt lov om finansiel virksomhed.
Videregivelse af dine personoplysninger
PFA Asset Management kan videregive dine personoplysninger til relevante tilsynsmyndigheder og eventuelt relevante og på forhånd godkendte tvisteløsningsorganer.
Opbevaring
PFA Asset Management er som udgangspunkt forpligtet til at opbevare oplysningerne i minimum 5 år. Dog kan Finanstilsynet anmode om, at oplysningerne er tilgængelige i yderligere 2 år. PFA Asset Management opbevarer derfor telefonsamtaler i 7 år.
1.2 PFA’s reception er videoovervåget for at skabe tryghed, forebygge og opklare kriminalitet
PFA’s reception er videoovervåget for at skabe tryghed, forebygge og opklare kriminalitet.
Kategorier af personoplysninger:
Vi behandler forskellige personoplysninger om dig. Disse personoplysninger vil være:
Almindelige kategorier af personoplysninger:
Videooptagelser fra PFA’s reception.
Personoplysninger vedrørende lovovertrædelser
Eventuelle strafbare forhold begået i PFA’s reception.
Hvor får vi oplysninger om dig fra?
PFA Asset Management indsamler dine personoplysninger, når du befinder dig i PFA’s reception.
Hvorfor har vi lov til at behandle personoplysninger om dig?
PFA Asset Management indsamler, anvender og videregiver dine personoplysninger ud fra følgende juridiske grundlag:
• De personoplysninger, som vi har indsamlet via videoovervågningen, behandler og videregiver vi under hensyn til legitime interesser i at skabe tryghed, forebygge og opklare kriminalitet (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f).
• De personoplysninger, som vi indsamler via videoovervågning, videregiver vi til politiet i kriminalitetsopklarende øjemed (tv-overvågningsloven § 4 C).
Videregivelse af dine personoplysninger
PFA Asset Management kan videregive dine personoplysninger til følgende kategori af modtagere:
• PFA Asset Managements samarbejdspartnere, som assisterer vores virksomhed med fx teknisk support og leverandørydelser.
• Politiet, hvis nødvendigt.
Opbevaring
Videooptagelserne opbevares i 30 dage, hvorefter de slettes.
1.3 Personoplysninger om dig der er ansat hos vores samarbejdspartnere eller leverandører
Vi indsamler i nogle tilfælde personoplysninger om dig, hvis du er ansat hos en af vores samarbejdspartnere (mægler) eller leverandører (herefter benævnt aftalepart). Vi indsamler disse personoplysninger, når du handler på aftalepartens vegne som kontaktperson for aftaleparten, fx ved indgåelse af kontrakter med PFA Asset Management eller ved levering af ydelser til PFA Asset Management.
Kategorier af personoplysninger:
Vi behandler forskellige personoplysninger om dig. Disse personoplysninger vil være:
Almindelige kategorier af personoplysninger:
Navn, dine kontaktoplysninger hos vores aftalepart, hvor du er ansat (fx din arbejds-email), stilling og log-in.
Hvor får vi oplysninger om dig fra?
PFA Asset Management indsamler dine personoplysninger fra disse kilder:
• Hvis vi ikke har modtaget personoplysningerne fra dig, kan vi i nogle tilfælde få dem fra vores aftalepart, hvor du er ansat.
Hvorfor har vi lov til at behandle personoplysninger om dig?
PFA Asset Management indsamler, anvender og videregiver dine personoplysninger ud fra følgende juridiske grundlag:
• Vi indsamler, anvender og videregiver dine personoplysninger til brug for indgåelse og opfyldelse af den kontrakt, vi har med aftaleparten (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b).
Videregivelse af dine personoplysninger
PFA Asset Management kan videregive dine personoplysninger til følgende kategori af modtagere:
• PFA Asset Managements samarbejdspartnere, som assisterer vores virksomhed med fx teknisk support og leverandørydelser.
2.4 Overholdelse af lovmæssige forpligtelser
Vi behandler dine personoplysninger ved lovpligtige indberetninger, og når vi skal sikre, at vi overholder gældende lovgivning om fx hvidvask, persondata og finansiel virksomhed.
Vi anvender, analyserer og sammenstiller automatisk de oplysninger, som vi indsamler for at kunne forebygge og opdage risiko for hvidvask og finansiering af terrorisme (under det man juridisk kalder ”profilering”):
PFA Asset Management indsamler, anvender og videregiver dine oplysninger med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesloven og anden relevant lovgivning som fx lov om finansiel virksomhed. Det kan fx være:
Dokumentationspligt
• Lovpligtige indberetninger til myndighederne
• Overholdelse af principper for behandling af personoplysninger og det juridiske grundlag for behandlingen
• Beskyttelse af personoplysninger ved iværksættelse og vedligeholdelse af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, fx for at hindre uautoriseret adgang til PFA Asset Managements it-systemer
• Undersøgelse af mistanke eller viden om sikkerhedsbrud og derefter rapportering til kunder eller andre berørte og til Datatilsynet
• Håndtering af forespørgsler og klager fra kunder og andre
• Håndtering af inspektioner og forespørgsler fra Datatilsynet og Finanstilsynet
• Håndtering af tvister fx ankenævnssager og retssager
• Statistik
2. Dine rettigheder
Når PFA Asset Management behandler personoplysninger om dig, har du følgende rettigheder:
2.1 Retten til indsigt
Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger PFA Asset Management behandler om dig.
2.2 Ret til at gøre indsigelse
Du har ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring og til at gøre indsigelse mod profilering i det omfang den vedrører direkte markedsføring.
2.3 Retten til berigtigelse
Du har ret til at få berigtiget urigtige personoplysninger uden unødig forsinkelse, herunder har du under hensyn til formålene med behandlingen ret til at få tilføjet eventuelt manglende personoplysninger.
3.4 Retten til sletning
Du kan se, hvor længe PFA Asset Management beholder dine personoplysninger i ovenstående afsnit ”Formål med behandling af personoplysninger”. Du har i særlige tilfælde ret til at få dine personoplysninger slettet inden udløbet af de heri angivne frister.
3.5 Retten til begrænset behandling
Du har ret til at begrænse PFA Asset Managements behandling af dine personoplysninger i visse tilfælde, blandt andet når der foreligger tvivl om personoplysningernes rigtighed.
3.6 Retten til dataportabilitet
Du har ret til at få personoplysninger, som du selv har afgivet til PFA Asset Management, overført til dig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format. I samme tilfælde har du ret til at få dine personoplysninger overdraget fra PFA Asset Management til en anden dataansvarlig fx til et andet pensions- og forsikringsselskab.
3.7 Tilbagekaldelse af samtykke
Hvis PFA Asset Management behandler dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke. En tilbagekaldelse af samtykket indebærer, at PFA Asset Management ikke fremover må behandle dine personoplysninger til det formål, som du gav dit samtykke til. Tilbagekaldelsen påvirker ikke den behandling af dine personoplysninger, som er foretaget forud for tilbagekaldelsen fx hvis du har givet os samtykke til at videregive oplysningerne. PFA Asset Management kan være berettiget til at behandle (fx opbevare) dine personoplysninger på et andet grundlag end samtykke. Hvis du tilbagekalder dit samtykke, kan konsekvensen være, at vi i nogle tilfælde ikke vil kunne fortsætte kundeforholdet.
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at ringe eller sende en e-mail til ovenstående kontaktoplysninger eller sende et brev til PFA Asset Managements fysiske adresse.
Der kan være betingelser eller begrænsninger i forhold til rettighederne ovenfor. Det er derfor ikke sikkert, at du fx har ret til dataportabilitet eller ret til at få personoplysninger slettet i det konkrete tilfælde – dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med databehandlingen.
3. Klage til Datatilsynet
Du har til enhver tid ret til at indgive en klage til Datatilsynet over PFA Asset Managements behandling af dine personoplysninger. Du opfordres dog altid først tage kontakt til PFA Asset Management direkte, hvis du mener PFA Asset Management har behandlet dine personoplysninger i strid med den persondataretlige regulering. På den måde kan du få PFA’s forklaring af sagen. Se PFA Asset Managements kontaktoplysninger ovenfor.
Du kan kontakte Datatilsynet pr. mail dt@datatilsynet.dk eller læse mere på www.datatilsynet.dk.